Pour garantir une productivité et une performance optimales dans votre utilisation de Word, d’Excel ou d’Access, il est hautement recommandé de personnaliser un minimum son interface de travail et ses barres d’outils. Certes, les gains de temps peuvent paraître minimes à première vue. Mais si vous gagnez quelques secondes sur une action que vous effectuez des dizaines de fois par semaine, les gains à l’échelle d’un mois ou d’une année peuvent rapidement devenir spectaculaires…


Personnaliser les barres d’outils : modifier l’« Accès rapide »

accès rapide word

Vous pouvez faire dans le « soft » en rajoutant seulement quelques boutons à la barre d’outils « Accès rapide » qui, par défaut, ne comprend que quelques commandes basiques : sauvegarder, annuler, répéter.

Voici un exemple de barre d’outils « Accès rapide » personnalisée :


Avant :

Accès rapide word office

Source : Support Office

Après :

Accès rapide word MRBD Solutions

Source : MRBD Solutions

 


Dans l’exemple illustré ci-dessus, la barre d’outils « Accès rapide » a été placée en dessous du ruban (un simple clic droit sur cette barre d’outils suffit à afficher la commande « Afficher la barre d’outils Accès rapide en dessous / au-dessus du ruban ») et le ruban a été masqué (commande « Réduire le ruban », toujours grâce à un clic droit sur le ruban).

La personnalisation de la barre d’outils « Accès rapide » est simple, pratique et efficace. Cela peut toutefois s’avérer frustrant pour les utilisateurs les plus exigeants en matière d’optimisation de l’ergonomie et de personnalisation de l’interface. Il est en effet impossible de créer ses propres boutons (issus d’une macro-commande par exemple), d’en modifier l’apparence, de les afficher sur plusieurs lignes, etc.

En bref, les plus rapides d’entre vous l’auront compris : la personnalisation ultime de votre interface de travail ne réside pas dans la modification de la barre d’outils « Accès rapide ». Pour ce faire, il est indispensable de modifier le ruban.


Personnaliser les barres d’outils : modifier le ruban

ruban word mrbd solutions

La personnalisation du ruban de Word / Excel (la plupart des exemples cités ici sont tirés de Word, mais la logique est identique dans Excel) peut prendre des formes très variées et les possibilités sont immenses. Pour les plus audacieux, les seules limites seront le temps passé sur la personnalisation et la capacité à concevoir / conceptualiser ces barres d’outils. Pour une compréhension plus simple du tutoriel qui suit, nous avons découpé cette rubrique selon votre degré d’expertise.

1. Débutant : « il y a trop de commandes dans le ruban, je m’y perds »

De nombreuses entreprises ont tardé à abandonner Word 2003 pour une version plus récente et de nombreux utilisateurs sont encore perturbés par l’apparition du ruban… Il y a même de nombreuses sociétés qui ont acheté des upgrades pour afficher dans Office 2010/2013/2016 les commandes de Word 2003 !

Quoi qu’il en soit, si vous n’utilisez que les fonctions basiques de Word et d’Excel (un peu de mise en page, pas d’utilisation de fonctionnalités complexes ou de macros, etc.), vous aurez peut-être envie d’alléger votre interface pour davantage de confort.

Cette opération est simple et rapide à effectuer. Il vous suffit de faire un clic droit sur le ruban et de sélectionner la commande « Personnaliser le ruban ». Une boite de dialogue va alors s’ouvrir :

ruban personnalisé word

Source : MRBD Solutions

Pour afficher/masquer des onglets (Accueil, Insertion, Création, Disposition, Références et Publipostage sont des onglets), il vous suffit de cocher/décocher les cases associées.

ruban word mrbd solutions

Source : MRBD Solutions

Cliquez ensuite sur « OK » et le tour est joué. Simple, non ?


2. Intermédiaire : « je veux rajouter / enlever des boutons dans le ruban »

Vous avez déjà une idée des fonctionnalités que vous voulez faire apparaître/disparaître sur votre ruban ? Faites donc un clic droit sur le ruban pour sélectionner la commande « Personnaliser le ruban ». Une boite de dialogue va alors s’ouvrir :

ruban personnalisé word

Source : MRBD Solutions

Le système est simple : pour afficher le contenu d’un onglet, cliquez sur la croix  qui se situe à côté de chaque onglet :

ruban word mrbd solutions

Source : MRBD Solutions

Malheureusement, vous vous apercevrez rapidement que les onglets « de base » sont verrouillés. Pour pouvoir travailler en toute flexibilité, il va donc falloir que vous construisiez votre propre onglet en partant de rien. Pas de panique, l’assistant de MS Office vous guidera pas à pas dans cette démarche. Commencez par cliquer sur « Nouvel onglet » :

ruban word mrbd solutions

Source : MRBD Solutions

Une fois votre nouvel onglet créé, vous pourrez le renommer en cliquant sur le bouton du même nom. Automatiquement, MS Office va créer un groupe personnalisé. Un groupe, c’est tout simplement ça :

ruban word mrbd solutions

Source : MRBD Solutions

groupe ruban word mrbd solutions

Source : MRBD Solutions

Créer des groupes vous permettra d’organiser vos commandes en blocs distincts. La règle est simple : vous sélectionnez d’abord le groupe que vous voulez alimenter dans le panneau de droite, puis vous cherchez les commandes dans le panneau de gauche et vous cliquez sur « Ajouter ».

Petite astuce : sélectionnez un groupe et cliquez sur « Renommer » pour choisir une icône spécifique :

renommer onglet word mrbd solutions

Source : MRBD Solutions

Note : si vous n’ajoutez aucun bouton dans votre groupe, celui-ci n’apparaîtra pas sur votre écran.


3. Avancé : « je veux créer mon propre ruban, en y intégrant mes macros »

Attention : ce paragraphe part du principe que vous avez déjà créé vos macros et que celles-ci sont bien contenues dans le document que vous cherchez à éditer !

La démarche à suivre ici est relativement simple si vous venez de lire le paragraphe numéro 2. Il vous suffit de suivre la procédure décrite dans le point précédent en choisissant d’afficher la liste des macros dans la « boite » de gauche. Pour ce faire, cliquez sur « commandes courantes », puis sur « macros ».

macros barres d'outils word mrbd solutions

Source : MRBD Solutions

La liste des macros contenues dans votre fichier va s’afficher à l’écran, vous n’aurez plus qu’à les faire basculer dans la « boite » de droite.


Pour ceux qui ont sauté directement à ce paragraphe sans lire ce qui précède, il vous suffit de faire un clic droit sur le ruban pour sélectionner la commande « Personnaliser le ruban ». Une boite de dialogue va alors s’ouvrir :

ruban personnalisé word

Source : MRBD Solutions

Le système est simple : pour afficher le contenu d’un onglet, cliquez sur la croix  qui se situe à côté de chaque onglet :

ruban word mrbd solutions

Source : MRBD Solutions

Malheureusement, vous vous apercevrez rapidement que les onglets « de base » sont verrouillés. Pour pouvoir travailler en toute flexibilité, il va donc falloir que vous construisiez votre propre onglet en partant de rien. Pas de panique, l’assistant de MS Office vous guidera pas à pas dans cette démarche. Commencez par cliquer sur « Nouvel onglet » :

ruban word mrbd solutions

Source : MRBD Solutions

Une fois votre nouvel onglet créé, vous pourrez le renommer en cliquant sur le bouton du même nom. Automatiquement, MS Office va créer un groupe personnalisé. Un groupe, c’est tout simplement ça :

ruban word mrbd solutions

Source : MRBD Solutions

groupe ruban word mrbd solutions

Source : MRBD Solutions


Créer des groupes vous permettra d’organiser vos commandes en blocs distincts. La règle est simple : vous sélectionnez d’abord le groupe que vous voulez alimenter dans le panneau de droite, puis vous cherchez les macros dans le panneau de gauche. Pour ce faire, cliquez sur « commandes courantes », puis sur « macros ».

macros barres d'outils word mrbd solutions

Source : MRBD Solutions

La liste des macros contenues dans votre fichier va s’afficher à l’écran, vous n’aurez plus qu’à les faire basculer dans la « boite » de droite.


Il est également possible de créer des barres d’outils intégralement sur-mesure comme celles-ci :

barres d'outils personnalisées excel mrbd solutions

Source : MRBD Solutions

barre d'outils personnalisée Word mrbd solutions

Source : MRBD Solutions

Si vous souhaitez télécharger les fichiers qui contiennent ces barres d’outils, vous pouvez cliquer ici pour Word et pour Excel. MRBD Solutions est en mesure de développer ou personnaliser tous types de barres d’outils, que ce soit pour des applications sur Excel ou Word. Prenez contact avec nous ou demandez nous un devis pour davantage d’informations. Vous avez besoin d’aide pour construire l’un de vos fichiers ? N’hésitez pas à consulter notre service d’audit de fichiers Excel, Access ou Word.

Et pour aller plus loin… Consultez notre article sur la mise en place d’add-ins et de modèles sur Excel.

 

 

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