La conversion de fichiers Excel en PDF est souvent une activité indispensable à tout travail administratif (édition de factures, de devis, de rapports chiffrés, etc.). Pour diverses raisons, le transfert Excel-PDF est en effet recommandé pour la transmission de documents officiels à des tiers (rendre impossible la modification du document, donner un rendu plus “professionnel”, etc.).

Pourtant, ces opérations de conversion peuvent rapidement devenir chronophages, voir cauchemardesques pour les utilisateurs qui doivent éditer plusieurs dizaines de documents à la fois.

C’est pourquoi nous vous proposons un moyen simple, rapide et efficace pour automatiser la conversion de fichiers Excel au format PDF. Avec la méthode décrite dans la vidéo ci-dessous, vous pourrez ajouter un bouton à votre barre d’outils Excel qui convertira automatiquement votre document au format PDF.


Et pour ceux qui veulent garder une trace écrite…

La première chose à faire est de paramétrer correctement les marges de votre document Excel, afin que la conversion vers PDF donne un résultat propre. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur “Fichier” > “Imprimer”. Pour les plus aguerris, le raccourci “CTRL” + “P” fonctionne également. C’est ensuite ce menu qui vous permettra de régler correctement les marges :

print Excel PDF Excel-PDF

Utilisez l’enregistreur de macros pour la conversion Excel-PDF

Une fois vos marges paramétrées, vous pouvez passer à l’étape suivante : la mise en place de l’automatisation. Il vous faudra maintenant utiliser l’enregistreur de macros, qui se trouve dans l’onglet “Développeur”. Vous ne savez pas afficher cet onglet ? Cet article peut sans doute vous aider à le faire.

Il ne vous reste désormais plus qu’à enregistrer votre opération avec l’enregistreur de macros : activez-le en cliquant sur le bouton “enregistrer une macro” :

enregistrer macro excelNommez votre macro et enregistrez-la dans le classeur de macros personnelles pour la retrouver à chaque fois que vous utilisez Excel : save-macro-excel-pdfQuand l’enregistreur de macros est activé, le bouton “Enregistrer une macro” se transforme en carré bleu. Quand vous voyez ce carré, faites attention : chaque action effectuée dans Excel sera scrupuleusement enregistrée !

Vous pouvez désormais sauvegarder votre document au format PDF : choisissez “Enregistrer Sous”, puis le format “PDF”. L’emplacement de sauvegarde que vous choisissez à cette étape sera également enregistré par la macro : tous vos documents seront sauvegardés au même endroit ! Vous pouvez aussi choisir de faire une macro par emplacement, c’est tout à fait possible… Pour cesser l’enregistrement, cliquez à nouveau sur le carré bleu.

Ajoutez le bouton à votre barre d’outils

Si vous avez enregistré votre macro dans votre classeur de macros personnelles, vous pourrez la retrouver quel que soit le document Excel sur lequel vous travaillez, en cliquant sur le bouton “Macros” de l’onglet “Développeur”. Pour finaliser l’opération, faites un clic droit sur le ruban, puis choisissez “Personnaliser le ruban”. Ajoutez un nouvel onglet, puis un nouveau groupe (vous ne savez plus de quoi il s’agit ? Ce tutoriel pourra vous rafraîchir la mémoire !).

macro-excel-ruban

Cherchez votre macro dans le panneau de gauche du menu de personnalisation (à la place de “commandes courantes”) et faites-la glisser dans votre nouvel onglet. Renommez le bouton si vous le souhaitez et choisissez-lui une icône personnalisée.

Félicitations ! Vous venez d’automatiser la conversion de fichiers excel-pdf!

Prenez contact avec nous ou demandez nous un devis si vous souhaitez disposer d’une solution plus complète et professionnelle pour automatiser et massifier l’édition de fichiers PDF depuis Excel. Vous avez besoin d’aide pour réparer ou améliorer l’un de vos fichiers ? N’hésitez pas à consulter notre service d’audit de fichiers Excel, Access ou Word.

Et pour aller plus loin… Consultez notre article sur la mise en place d’add-ins et de modèles sur Excel.

Share Button