Comment réaliser un inventaire rapide et facile sur Excel ?

Utilisez un lecteur code-barres et un simple fichier Excel pour réaliser un inventaire rapide et efficace !

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La méthode, point par point

Les inventaires sont des opérations critiques, stratégiques et essentielles pour valoriser au mieux les actifs d’une entreprise. Pourtant, savez-vous qu’il est possible de réaliser un inventaire très rapidement sur Excel ? Les trois conditions préalables pour vous garantir rapidité et efficacité sont les suivantes :

  • étiqueter les stocks avec un système de codes-barres
  • disposer d’un ordinateur (ou d’une tablette équipée d’au moins un port USB) et d’Excel
  • posséder un lecteur de codes-barres USB (facultatif mais recommandé)

Si votre situation remplit les conditions citées ci-dessus, vous pouvez passer à la suite. Sinon, il est peut-être temps de s’équiper ? Il existe de nombreuses solutions à des tarifs abordables ! Contactez-nous pour en savoir plus !

1. (Facultatif) Préparez l’état de stocks sur Excel

inventaire excel facile

La première étape (facultative) est de disposer de votre catalogue ou de la liste de vos articles dans un fichier texte (txt, csv, etc.) ou directement au format Excel. Il faut au minimum disposer d’une colonne pour les références (ou les codes-barres) et d’une deuxième colonne pour les quantités. Si vous ne possédez pas cette liste, passez directement à l’étape 2.

2. Réalisez l’inventaire

Ouvrez une nouvelle feuille dans Excel, placez-vous dans la première colonne et changez son format pour avoir du Texte (clic droit, puis “format de cellule”). Si vos codes-barres sont composés uniquement de chiffres, cette modification est importante !

inventaire excel
Excel inventaire

Si vous utilisez un lecteur de codes-barres USB, commencez à scanner vos articles à la volée. Les lecteurs codes-barres agissent comme des claviers, ils “simulent” l’appui sur la touche Enter. Ainsi lorsque vous êtes dans Excel, le passage à la ligne sera automatique.

scan code barre excel
excel code barre

3. Comptez les articles

Cette étape est la plus technique de l’opération, mais elle reste simple. Si vous avez respecté l’étape 2, vous devriez désormais disposer d’une longue série de codes-barres en colonne dans votre classeur Excel. Il suffit de les compter pour avoir l’inventaire. Pour ce faire, la formule NB.SI (ou COUNTIF) d’Excel fera tout le travail à votre place.

  • Si vous disposez déjà d’un état de stocks (étape 1), placez vous dans la colonne “Quantités”, puis entrez la formule. La plage de données (ou “Range”) est celle de l’inventaire (A:A par exemple). La Reference est quant à elle le code-barre.
  • Si vous n’avez pas d’état de stocks, il faudra sélectionner votre colonne de codes-barres et faire une extraction sans doublons, puis rentrer la formule comme décrit dans le point ci-dessus.
formule excel

4. A vous de jouer !

Il est bien évidemment possible d’ajuster les étapes ci-dessus pour les adapter à vos propres pratiques. Vous pouvez par exemple opter pour la méthode des comptages croisés et demander à plusieurs collaborateurs de réaliser en parallèle les étapes 2 et 3. Il suffira ensuite de comparer les résultats obtenus pour corriger les éventuelles erreurs… Comme vous êtes déjà sur Excel, vous pouvez également rajouter des graphiques, d’autres tableaux, etc.

inventaire final Excel

5. Vous souhaitez une solution complète de gestion de stocks ?

Vous avez apprécié cette astuce pour réaliser un inventaire express sur Excel ? Vous pourriez être intéréssé par le logiciel GSM, une solution complète et modulable de gestion de stocks. Vous trouverez davantage d’informations ainsi que la présentation complète de l’application sur cette page.

Si ce tutoriel vous a plu, vous pouvez découvrir toutes nos autres astuces Excel, Word et Access ici. Vous pouvez également consulter nos vidéos sur notre chaîne Youtube.

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